Privacyverklaring

Solid, on solid ground, gevestigd aan de Detmarlaan 13, 6711 MP Ede (kvk 62253433) verwerkt persoonsgegevens indien gebruik gemaakt wordt van de diensten van Solid.

Solid bewaart de gegevens van iedere cliënt in een cliëntendossier. In het dossier staan de persoonsgegevens van de jeugdige, zoals naam, geboortedatum en BSN. In het dossier staat ook relevante inhoudelijke informatie over bijvoorbeeld de opvoedingssituatie.
Solid heeft deze informatie ontvangen of zelf verzameld.
De ontvangen informatie komt van de betrokkenen zelf of van organisaties, zoals meestal de aanmeldende Gemeente of Jeugdbescherming. Solid legt vast waar de informatie vandaan komt.

Het vastleggen van de informatie is nodig om een goed beeld van de situatie te krijgen zodat we de cliënt op een goede manier kunnen begeleiden en helpen. In het dossier is verder o.a. het volgende opgenomen:

• De aanmelding van de opdrachtgever (voor zover ontvangen)
• De gestelde doelen/ familiegroepsplan/ plan van aanpak
• Evaluatiemomenten/ eindevaluatie

Solid gaat zorgvuldig om met cliëntgegevens volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Jeugdwet.
De gegevens worden bewaard conform de wettelijk bepaalde termijn.

Toegang tot het dossier
Medewerkers van Solid hebben toegang tot het dossier als dit nodig is voor de hulpverlening, voor de uitvoering van administratieve handelingen, het uitvoeren van kwaliteitscontroles, voor klachtafhandeling en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten.

Uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens
* Solid verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de begeleiding.
* Solid verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.
* Solid bewaart de persoonsgegevens zolang is nodig is en niet langer dan wettelijk is bepaald.
* Solid neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.
* Alleen medewerkers met de juiste bevoegdheden en geheimhoudingsplicht hebben toegang tot persoonsgegevens.

Gegevensuitwisseling
Solid verstrekt geen persoonlijke gegevens uit het dossier aan personen of organisaties, zonder voorafgaande toestemming van de cliënt. Uitwisseling van gegevens met personen van instellingen die beroepshalve rechtstreeks betrokken zijn bij de hulpverlening, zoals Instellingen voor Jeugdhulp en maatschappelijk werk zou van meerwaarde kunnen zijn voor de dienstverlening.

Voor de volgende gegevensuitwisseling heeft Solid geen toestemming van de cliënt nodig:

• Als de hulpverlener/begeleider/coach, na overleg met zijn leidinggevende en eventueel een gedragsdeskundige, van mening is dat gegevensuitwisseling noodzakelijk is ter voorkoming van ernstig nadeel of gevaar voor de cliënt en/of zijn omgeving.
• Gemeenten vragen persoonsgegevens van de cliënt, die uitsluitend gebruikt mag worden voor de facturering van ons werk.

De cliënt geeft schriftelijk toestemming voor de gegevensuitwisseling middels een toestemmingsformulier.

Inzage, afgifte en correctie
De cliënt heeft recht op inzage in het dossier (vanaf 12 jaar). De ouders hebben inzage in het dossier als zij gezag hebben over het kind. Als het kind ouder is dan 16 jaar moet hij hiervoor toestemming geven. Als de cliënt van mening is dat er onjuiste, onvolledige of niet ter zake doende gegevens zijn opgenomen in het dossier kan Solid verzocht worden dit te corrigeren.

De cliënt dient, bij voorkeur schriftelijk, het verzoek in om inzage in het dossier bij de betrokken medewerker. De medewerker verstrekt deze inzage, die betrekking heeft op de cliënt zelf, zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken. Voordat er informatie verstrekt wordt, wordt door Solid eerst de identiteit van de verzoeker gecontroleerd.

Inzage of afgifte wordt geweigerd als de cliënt jonger is dan 12 jaar of de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt maar de inzage zich verzet tegen zijn belangen.
Inlichtingen, inzage of afgifte van het dossier kan ook worden geweigerd voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander, waaronder die van de cliënt zelf, daardoor zou worden geschaad of wanneer de medewerker van Solid hierdoor niet geacht kan worden de zorg van een goed hulpverlener in acht te nemen.

De in het dossier aanwezig originele bescheiden blijven in het bezit van Solid. Afgifte vindt plaats door middel van het verstrekken van een kopie.

Persoonlijke werkaantekeningen en rapportages die in bewerking zijn, vormen geen onderdeel van het dossier en zijn niet ter inzage.

Het dossier wordt 20 jaar bewaard, gerekend vanaf het moment dat het dossier is gesloten.

Beveiliging
De dossiers worden opgeslagen in een beveiligde omgeving.
Er is sprake van schermvergrendeling.
Het digitaal delen van data gedurende een begeleiding wordt tot een minimum beperkt. Indien het nodig is wordt gebruik gemaakt van versleutelde verzending per email via Microsoft 365 berichtversleuteling (met code).